A importância do Compliance nos Recursos Humanos

A IMPORTÂNCIA DO COMPLIANCE NOS RECURSOS HUMANOS

Qualquer organização, sabe que para gerir uma empresa não basta apenas conhecer o seu produto ou serviço.  

Gerir uma empresa significa estar dentro de um sistema, que tem as suas regras internas , que precisam ser verificadas regularmente

É neste contexto que surge o Compliance nas organizações, como método para que a empresa actue dentro das regras exigidas para o seu ramo. Para ser bem executada, é necessário que dentro da empresa existam pessoas capazes para indicar as directrizes e fiscalizar o cumprimento das normas.

Mas o que é o Compliance afinal?
Compliance, “To comply” é um termo em inglês que pode ser interpretado como estar em conformidade – agir de acordo às regras.

O Compliance é hoje o principal antídoto das empresas contra os problemas causados pela corrupção, fraude e falhas na conduta humana.

Trata-se de uma estratégia fundamental para a continuidade dos negócios, e, especialmente, para a sua actuação em conformidade com padrões éticos e legais.

Quando a empresa está preocupada com o compliance, significa que ela procura o cumprimento de todas as leis, normas e regulamentos — internos e externos — que são exigidos para a sua actuação corporativa. Esta é uma determinação que vale para as seguintes esferas:

• laborais;
  
• fiscais;
  
• financeiras;
  
• ambientais;
  
• jurídicas;
  
• contabilísticas;
  
• ética;
  
• entre outras
  

O Compliance obriga, de certa forma, as instituições a propor políticas internas de controlo bastante rígidas sobre quaisquer possibilidades de fraudes, desvios ou actos de corrupção.

O principal desafio da área de Compliance é criar um ambiente em que nenhuma modalidade de fraude vingue.

Podemos considerar o compliance como um processo estratégico para os negócios, pois demonstra um elevado grau de maturidade da gestão. Quando a empresa está em compliance, significa que os colaboradores têm todas as ferramentas e documentações para dominar os processos e procedimentos, de acordo com as conformidades política, comercial, laboral, comportamental e contratual.

QUAIS AS PRINCIPAIS FUNÇÕES DE UM COMPLIANCE ANALIST?

• Fazer a análise dos riscos operacionais;
  
• Estar atento à legislação que impacta a empresa;
  
• Desenvolver manuais de código de conduta;
  
• Fazer auditorias periodicamente;
  
• Elaborar projectos de melhoria contínua;
  
• Gerir os controles internos;
  
• Disseminar o compliance pelas diversas Direcções da empresa, criando uma cultura organizacional;
  
• Monitorizar a segurança da informação
  

COMO É QUE O CONCEITO ESTÁ LIGADO AOS RECURSOS HUMANOS?  

Compliance no RH diz respeito às boas práticas aplicadas no processo de gestão de pessoas, tanto nos processos manuais como nos 100% automatizados.  

Aplica-se por exemplo:  

• Na contratação: Adoptando práticas de não discriminação e processos justos -Admitir profissionais íntegros deve ser o primeiro passo para o RH. Infelizmente o caráter não pode ser ensinado pelos superiores hierárquicos, por isso a importância de ter profissionais éticos – neste sentido aplicar a metodologia do KYE* e identificar as PEP** torna-se fundamental;

• Pagamentos em dia: Os pagamentos de todos os direitos estipulados pela legislação, acordos, convenções e políticas da empresa;
  
•  Conformidade com a legislação: Manter a conformidade com o que é estipulado por lei, a nível de questões como insalubridade, acessos, pagamentos, funções, etc.
  
• Acesso à informação: A transparência com o funcionário, permitir que ele tenha acesso e conhecimento das informações relevantes para o dia a dia de trabalho;
  
• Processos íntegros: A manutenção de processos que atestem a integridade da empresa, a adopção de automatismos podem auxiliar neste sentido - Outro ponto fundamental para o RH no Compliance é a valorização de atitudes éticas. Este feedback pode ser importante para o colaborador. Ao perceberem que as boas condutas são reconhecidas, e até recompensadas, haverá a preocupação em repeti-las, gerando uma cadeia de acções positivas. É o chamado reforço positivo.
  
• Comunicação interna: Manter a comunicação interna alinhada, informando tanto as acções de compliance do RH como questões gerais e individuais das diferentes Direcções - Atualmente, uma das atividades que vem sendo cada vez mais desempenhada pelos colaboradores do RH, é o endomarketing. Esta estratégia tem como objectivo principal tornar o ambiente de trabalho mais amigável, gerando mais companheirismo entre os colaboradores, com o intuito de aumentar a produtividade das equipas.
  
• Outro aspecto fundamental do Compliance no RH é a proteção dos dados pessoais dos funcionários, em conformidade com as leis de privacidade e proteção de dados, vigente com a actual Lei Geral do Trabalho (Angolana). É parte da missão do RH, a recolha, o arquivo e o uso adequado das informações confidenciais dos colaboradores, visando a sua segurança e privacidade  
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• Formação e desenvolvimento – Mesmo que os colaboradores cheguem à empresa preparados quanto às habilidades técnicas, pode ser necessário criar formações internas para alinhar os profissionais com as directrizes de conduta da organização. Neste caso, o RH é o responsável por organizar e executar formações e acções para evitar condutas irregulares e problemas com os demais órgãos reguladores.
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•  Gestão de colaboradores - Para garantir que as estratégias de compliance tenham resultados, é essencial haver foco numa boa gestão depessoas. Profissionais desmotivados, com baixo envolvimento na empresa ou que convivem numa organização com clima organizacional mau estão mais propensos a cometerem erros ou desvios de conduta.

•  Reduz o turnover - Se o compliance no trabalho favorece a relação dos funcionários com a empresa e ainda fortalece a sua imagem diante do mercado, tende também a reduzir o turnover uma vez que promove um ambiente de trabalho mais interessante e valorizado pelos profissionais.
  

QUAIS SÃO AS VANTAGENS DO COMPLIANCE NO RH ?

Reduz processos laborais, cíveis e criminais

Com uma política de compliance e monitorização das directrizes, a empresa mantém-se regularizada e reduz consideravelmente os riscos de ser exposta e punida legalmente por desvios de comportamento da equipa ou operações ilegais.  

Sendo assim, implementar políticas e procedimentos de compliance traz mais segurança jurídica para a dia-a-dia de trabalho, minimizando riscos de multas, processos administrativos, judiciais e outros problemas que geram custos e mancham reputação da organização.  

Ajuda a disseminar a cultura organizacional

Uma das vantagens do compliance que tem maior relação com o RH é a disseminação da cultura organizacional. O cumprimento das regras depende da adopção de uma série de medidas e estratégias que precisam ser comunicadas a toda a equipa e organização.  

Ao estabelecer directrizes e regras que têm de ser respeitadas por todos os colaboradores, o RH dissemina a cultura e os valores da empresa, garantindo que todos estejam bem alinhados.  

Garante maior eficiência operacional

Com padrões de comportamento estabelecidos e acções voltadas para o cumprimento da legislação e das normas técnicas, o funcionamento das operações e a eficiência tendem a aumentar consideravelmente.  

Ao adoptar um manual de procedimentos e mapear processos, é possível minimizar riscos para o negócio, diminuindo os erros, problemas judiciais e até mesmo acidentes.  

Impacta na produtividade da equipa

Ao demonstrar comportamentos éticos, a organização influencia positivamente os seus colaboradores, aumenta a satisfação da equipa e reduz conflitos e atitudes desonestas.

O clima organizacional torna-se mais sereno e harmonioso, proporcionando mais motivação e envolvimento dos profissionais e, consequentemente, melhora a sua produtividade  

Melhora a imagem da empresa

Empresas organizadas internamente estão menos expostas a riscos, têm um fluxograma de processos definidos e consequentemente maior produtividade.

Tudo isto, acaba por reflectir-se na satisfação do consumidor, o que coloca o negócio em destaque, elevando a sua imagem no mercado.  

Além disso, o padrão de conduta dos colaboradores garante um atendimento de qualidade, o que aumenta a confiança dos clientes na marca, evitando uma má reputação e reclamações.  

  

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*KYE ("Know Your Employee") é um metodologia importante para todas as empresas, em especial para instituições reguladas, e faz parte das exigências de combate à lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo e da proliferação de armas de destruição em massa.

**PEP: Pessoas Politicamente Expostas (PEP) carregam riscos elevados para lavagem devido à sua influência e posição. A devida diligência é necessária para avaliar esses riscos antes da contratação.

- “Construir uma cultura de conformidade significa colocar a ética como responsabilidade de todos” -